Les réunions en pleine conscience : que de bénéfices !

La pleine conscience en entreprise à Lille : http://www.commentcava-entreprises.org

Les réunions en pleine conscience : quelle productivité ! Cet article fait suite à celui-ci décrivant ce qu’est une réunion en pleine conscience. Pour le (re)lire, c’est ici.

Si vous avez des réunions au travail et que vous n’en êtes pas satisfaits, cela peut vous intéresser :

Les collaborateurs arrivent à la réunion en sachant qu’elle ne commence jamais à l’heure : il faut attendre la personne qui est chroniquement 15 minutes en retard à chaque réunion. Le premier tiers de la réunion est repris par des mises à jour de statut qui auraient pu être mieux partagées par courrier électronique. Au moment où vous arrivez vers les points de l’ordre du jour pour la discussion, la plupart des gens ont commencé à faire d’autres choses, vérifier leurs mails, en utilisant les médias sociaux ou tout simplement rêvent… La réunion dépasse son heure de fin prévue et tous les éléments non résolus sont remis à la prochaine réunion. Vous avez le sentiment qu’il y avait 101 façons plus productives d’occuper votre temps.

Donc, si vous pensez que les réunions au travail sont une perte de temps, vous n’êtes sans doute pas le seul…Des études suggèrent que les les participants à une réunion pensent que 30 à 50% du temps qu’ils y passent est gaspillé. Jusqu’à 50% de la journée de travail, c’est beaucoup de temps improductif !

Voici quelques stratégies issues de nos expérimentations de pleine conscience en entreprise, pour accroître la productivité dans

les réunions en milieu de travail :

Soyez sélectif !

L’un des premiers enseignements de la pratique de la pleine conscience est de réapprendre à faire des choix clairs. Les réunions visent à rassembler des personnes avec un objet précis : pour la discussion, la pensée collaborative, la résolution de problèmes ou la planification stratégique. Il devrait y avoir un but précis pour une réunion et un résultat attendu. Avant de planifier, faites le point : est-ce indispensable de nous réunir ? Avons nous assez de matière à partager ?  Réfléchissez bien à la nécessité d’une réunion récurrente. Utilisez d’autres formes de communication qui fonctionneraient aussi bien, ou mieux qu’une réunion.

Une réunion = une intention.

Faites une pause avant d’entrer dans une réunion et prenez un moment pour focaliser votre attention. C’est en rentrant « présent » que vous pourrez prendre toute la mesure, le sens et l’enjeu des discussions et des décisions à prendre. Entrer en présence, c’est poser l’intention d’être là, laissant ce qui était avant la réunion pour être pleinement dans la réunion. C’est se donner la chance d’accorder une attention complète à l’ordre du jour. Décidez de la qualité que vous voulez apporter aux participants – la curiosité, la contribution, la collaboration.

Début et fin des réunions à l’heure !

Réunions qui commencent tard et courir longtemps sont l’une des plus grandes plaintes. Il ne prend pas longtemps avant qu’ils deviennent rapidement une mauvaise habitude. Rester à l’heure montre non seulement le respect pour les personnes qui assistent à la réunion, mais c’est aussi une manière enchevêtrement de valoriser le temps comme une ressource.

Commencez les réunions avec un moment de présence.

Cela pourrait être simplement quelques minutes en silence en se concentrant sur la respiration : cela permet aux participants d’apporter toute leur attention à la réunion. C’est un moment de sas : chacun entre dans la réunion avec ses préoccupations précédentes… et a besoin de temps pour passer du moment d’avant à ce moment-ci…

Évitez le syndrôme « multitâches »

Vous ne pouvez pas prêter attention à ce qui se passe dans la réunion si vous essayez de faire autre chose en même temps. Débranchez pour la durée de la réunion. Si la réunion ne vaut pas votre attention, alors soit le format de la réunion doit changer ou vous pourriez aussi bien utiliser votre temps ailleurs.

Tous les sujets sont importants !

Il est facile de s’écarter mentalement d’une réunion si vous décidez que le point de l’ordre du jour ne vous concerne pas. Changez d’angle de vue ! et reconnaissez que tous les points de l’ordre du jour s’appliquent à l’organisation et cela signifie qu’ils s’appliquent à tout le monde. Cela ne signifie pas que vous devez participer activement à la discussion si elle n’est pas directement applicable à votre travail, mais vous devez rester engagé dans la conversation. C’est une façon de commencer à construire une culture «nous» plutôt que «moi».

Écoutez pour comprendre.

Souvent, nous sommes à l’écoute pour… ne pas entendre ou contester, plutôt que d’écouter pour comprendre ce que l’autre personne exprime. Au lieu de penser à votre prochain commentaire, donnez à votre interlocuteur toute votre attention, il le mérite toujours.

Comment mettre cela en oeuvre ?

Nous procédons toujours en « co » : il doit y avoir une conversation collaborative avec ceux qui assistent aux réunions. Soyez audacieux ! Mettez « Comment avoir des réunions plus conscientes et plus efficaces » sur votre prochain ordre du jour et commencez la conversation. Toutefois, si cela n’est pas possible, vous pouvez toujours faire certains de ces changements à votre propre comportement afin d’augmenter consciemment votre propre productivité.

Et contactez-nous pour faciliter la discussion, et ouvrir chacun à davantage d’efficacité et de présence !